【情報開示請求書】自社のニーズに合わせた機能の開発にも柔軟に対応。『eas』の活用で大幅な社内の工数削減に。

「発信者情報開示請求書」とは、どのような書類なのでしょうか。

穂住様映像コンテンツメーカー様などが、当社に対し、当社のインターネット回線利用者に関する情報開示を求める際に用いる書類です。特に近年、著作権で保護される映像作品の違法ダウンロードに対する規制が厳しくなり、メーカー側が訴訟に持ち込むようなケースも増えています。そのような背景もあり、当社に送付される「発信者情報開示請求書」の件数も年々増えていきました。

川田様2024年に入ってからは、1か月あたりおよそ150件の「発信者情報開示請求書」が届いています。2～3年前は多くても月に20件程度でしたので、かなりの増加率であることが分かります。

芦澤数年の間で7～８倍にも増えたとは、大きな変化ですね。

「発信者情報開示請求書」を社内で処理するにあたり、どのような問題が発生していましたか？

穂住様件数の増加により、書類の入力業務が大幅に増えてしまったことです。当社に届いたPDF文書から必要な情報をコピーし、所定のフォーマットに貼り付ける作業が発生するのですが、以前は私が1人で入力を担当していました。他の業務を行いながら空いた時間で作業をしていたのですが、徐々に1人では対応しきれない量になっていました。

芦澤特に記載項目の1つである「ハッシュ値」は桁数も量も多く大変ですよね。

穂住様そうですね。原本とも照らし合わせながら1文字ずつ細かく確認する必要があり、大きな負荷がかかっていました。結果、1枚あたりの書類を処理するために、30分程度の作業時間を要していました。

川田様件数が少なかった時代は、処理頻度は2～3か月に1回程度だったと記憶しています。ところが、今は10日に1回ほどのペースで対応しないと追いつかない状況です。他の業務もたくさんあるなかで、限られた社員で対応するには限界がありました。

穂住様対応策として他社のOCR機能を用いて内製化しようと試みたのですが、文字化けも多く、活用は難しいだろうという判断に。そこで、外注も含め最適なツールを再度検討する運びとなりました。

再検討する上で、重視したポイントは？

穂住様いかに効率良く、ミスのないデータを生成できるかを重視していました。特に「発信者情報開示請求書」は、用紙によって読み取るボリュームも異なりますし、いわゆる"定型"が存在しません。定型外の規格に対応してもらえるかという点も、大きな判断のポイントとなりました。

比較検討をするにあたり、まずはOCRサービスを展開するさまざまな企業に連絡をしてトライアルを実施しました。しかし、なかなか当社のニーズに合致するサービスが見つからず・・・数か月にわたり探しつづけた末に出会ったのがうるるBPOさんでした。

『eas』を導入いただく決め手となった理由を教えてください。

穂住様「識字率の高さ」および「当社の工数削減」の2点において、非常に魅力的なサービスだと感じたことが決め手です。他社のOCRサービスでは、識字率は7～8程度。結果、上がってきたデータを再度当社内でチェックする必要があり、導入するメリットにつながりませんでした。

一方で『eas』は、OCRで読めない部分も2名のオペレーターによって非常に精度高くデータ化されるため、当社のチェック工数をカットできる点に惹かれました。

芦澤高精度なデータ化が特徴のサービスでもありますので、そのような点を評価していただいたのは嬉しいですね。

穂住様また御社の担当者の方々が、当社の要望を汲み、柔軟に対応してくださったことも『eas』の導入に至ったポイントです。トライアルの段階でもこちらの不安解消に努めていただき、安心して導入することができました。

『eas』を活用いただくなかで、どのような効果を感じていますか？

穂住様「発信者情報開示請求書」に関連する業務を効率化できた点が、一番の効果です。一連の業務のなかで、最も負荷が大きかった「データ化」部分の時間を大幅に短縮できただけでも、導入して良かったと感じています。加えて、『eas』はデータの精度も高く、価格とのバランスも非常に良いと思いますね。

川田様現在は私が『eas』への入稿業務を担当しているのですが、システム面でも使いやすさを感じています。例えば、入稿時のアップロードを簡易化するツールや、Excelデータを一括ダウンロードできる機能などが挙げられます。当社の要望を踏まえて実装してくださった機能が複数あり、とてもありがたく思っています。

芦澤知多メディアスネットワーク様は、サービス開始初期から『eas』をご利用いただいており、機能の改善に向けてさまざまなアイディアをご提案くださいました。当社としても大変ありがたく感じています！

今後の活用イメージを教えてください。

川田様「発信者情報開示請求書」に関しては、今後さらにボリュームが増えることも想定されるため、まずは現状の機能を最大限に活用していきたいですね。

さらに、現在は別の業務でも『eas』を利用できないか検討しているところです。一連の顧客管理業務を担う私たちの部門では、手書きの書類をミスなくスピーディにデータ化する作業も多く発生します。チーム全体の生産性向上に向け、より良い活用を模索していきたいと考えています。

穂住様書類のデータ化は、今やどの企業にも共通する課題なのではないかと思います。特にインターネットのプロバイダ事業を展開する会社では、現在当社と同様の問題が発生しているのではないでしょうか。『eas』を活用した当社の取り組みが、みなさんの業務改善につながるきっかけになれば嬉しいですね。